Разница между статусами универсального передаточного документа (УПД) — 1 и 2 заключается в назначении документа. От статуса зависит, какие реквизиты нужно заполнить и какие функции будет выполнять документ. Статус указывается в строке 1б формы УПД.
Статус 1
Означает, что УПД совмещает в себе счёт-фактуру и первичный учётный документ. Такой документ подтверждает отгрузку товара или выполнение работ и одновременно даёт право на вычет НДС.
Некоторые особенности статуса 1:
- Стороны применяют НДС и хотят избежать оформления двух отдельных документов (счёта-фактуры и, например, накладной).
- Документы подписываются с двух сторон (продавец и покупатель).
- УПД используется для сдачи налоговой отчётности.
Как заполнить УПД со статусом 1: в нём должны быть указаны дата и номер документа, сведения о продавце и покупателе, наименование товаров или услуг, цена, сумма с НДС и без, ставка и сумма НДС, подписи сторон (руководителя, главного бухгалтера или уполномоченного лица).
Важно: для полноценного статуса 1 обязательно наличие двусторонней подписи. В электронном документообороте это решается с помощью квалифицированных ЭЦП обеих сторон.
Статус 2
Означает, что УПД выполняет только функцию первичного документа — то есть подтверждает факт передачи товара или оказания услуги, но не может быть основанием для вычета НДС.
Некоторые особенности статуса 2:
- Такой статус выбирают компании, которые не работают с НДС или хотят оформить счёт-фактуру отдельно.
- Статус 2 уместен: при работе с контрагентами на упрощённой системе налогообложения, если покупателю не нужен счёт-фактура, когда для НДС отдельно оформляется счёт-фактура, а УПД нужен только для подтверждения отгрузки или оказания услуг.
Как заполнить УПД со статусом 2: может быть заполнена только часть, относящаяся к первичному документу: данные сторон, наименование товаров, количество и стоимость. Сведения по НДС — не обязательны.
Важно: если УПД подписан односторонне (например, только продавцом), он может быть признан действительным в части первичных данных, но не как счёт-фактура.
Для налогоплательщиков: если документу присвоен статус 2, но при этом указан в нём НДС, такой документ можно использовать как счёт-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.
Подписывайтесь на наш Телеграм-канал для госучреждений, где мы публикуем еще больше актуальных новостей законодательства, пошаговые инструкции по ведению бюджетного учета и готовые решения по спорным и сложным ситуациям в бухгалтерском учете.