В 2026 году налоговый регистр по НДФЛ ведут с учётом изменений, введённых в Налоговый кодекс с 1 января 2025 года.
- Новые ставки налога: вместо 13% и 15% ввели пять ставок: 13%, 15%, 18%, 20% и 22%.
- Разделение по видам доходов: зарплаты, премии, отпускные и больничные облагаются по новым ставкам, дивиденды — отдельно, с двухступенчатой шкалой (13% и 15%) при снижении порога доходов с 5 млн до 2,4 млн рублей.
- Особые правила: для сотрудников Крайнего Севера северные надбавки облагаются по ставкам 13% и 15% до порога 5 млн рублей.
Правила ведения
- Регистр рассчитывают на один календарный год. Можно вести его на бумаге или в электронном виде.
- Заводить регистр нужно при первом же начислении и выплате доходов. Даты выплат должны соответствовать требованиям статьи 223 НК.
- Учёт доходов необходимо вести в хронологическом порядке с указанием кода вида дохода. Доходы, которые не облагаются НДФЛ, в регистре отражать не нужно.
- Доходы, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленного лимита, нужно отразить в регистре в полной сумме, чтобы контролировать лимит.
- Разделы с доходами и вычетами необходимо структурировать так, чтобы отражать суммы по месяцам и кодам.
- Суммы доходов и вычетов необходимо заполнять в рублях и копейках, налоговые суммы — округлять до полного рубля.
Порядок заполнения
Некоторые рекомендации по заполнению регистра:
- Включить информацию о налоговом агенте (наименование организации, ИНН, КПП), персональных данных получателя дохода (Ф.И.О., ИНН, дата рождения, гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, налоговый статус).
- Указать виды и суммы доходов, выплачиваемых физическому лицу.
- Отразить виды предоставленных налоговых вычетов — стандартные вычеты нужно предоставлять ежемесячно, с учётом группировки данных по месяцам и периодам для сдачи уведомлений.
- Указать облагаемую базу для каждой шкалы ставок НДФЛ — с 1 января 2025 года действует правило о необходимости рассчитывать несколько облагаемых баз для налога по разным шкалам и распределять суммы по соответствующим ставкам внутри одной шкалы.
- Рассчитать налог, исчисленный по каждой шкале ставок НДФЛ.
- Указать налоговый учёт удержанного НДФЛ.
Важно: при заполнении регистра рекомендуется использовать справочники, утверждённые ФНС, например, коды документов из приложения 2 к Порядку, утверждённому приказом ФНС от 19.09.2024 №ЕД-7-11/757@, коды доходов и налоговых вычетов из приложений 1 «Коды доходов» и 2 «Коды вычетов» к приказу ФНС от 10.09.2015 №ММВ-7-11/387
Отчетность
На основе данных налогового регистра по НДФЛ в 2026 году формируется отчётность по НДФЛ.
- Ежеквартальный расчёт 6-НДФЛ — общие сведения по доходам и налогам всех сотрудников.
- Приложение №1 к расчёту 6-НДФЛ — справки о доходах по каждому человеку отдельно (бывшие 2-НДФЛ) — сдают в ИФНС только по итогам календарного года.
Если налоговый агент не ведёт регистр, это может привести к штрафам за нарушение порядка учёта доходов, расходов и объектов налогообложения. В случае грубого нарушения организация может быть оштрафована на 10 000 рублей.
- Если регистр не велся несколько лет, штраф вырастет до 30 000 рублей.
- При занижении налоговой базы ответственность увеличивается до 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей (ст. 120 НК).
Подписывайтесь на наш Телеграм-канал для госучреждений, где мы публикуем еще больше актуальных новостей законодательства, пошаговые инструкции по ведению бюджетного учета и готовые решения по спорным и сложным ситуациям в бухгалтерском учете.