При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему ряд документов, которые делятся на обязательные (выдаются в день увольнения) и те, что предоставляются по письменному запросу работника.
Обязательные документы
1. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
- Если сотрудник продолжил вести бумажную трудовую книжку, в неё вносится запись об увольнении, и документ выдаётся в последний рабочий день.
- Если сотрудник перешёл на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (например, начал работать после 1 января 2022 года или написал заявление об отказе от бумажной трудовой), работодатель обязан выдать справку по форме СТД-Р.
Форма утверждена приказом Минтруда от 10.11.2022 №713н. Выдать СТД-Р можно в бумажном виде с подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии) либо в электронном формате с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
2. Расчётный листок. Содержит детализацию выплат за последний рабочий месяц, включая оклад, премии, удержания и чистую заработную плату.
3. Выписки из формы ЕФС-1.
- Для работников по трудовому договору — выписка из подраздела 1.2 раздела 1 (сведения о страховом стаже за текущий год).
- Для сотрудников по договорам ГПХ — подраздел 1.1 раздела 1.
- В отдельных случаях может потребоваться выписка из подраздела 2 раздела 1 (для работников, имеющих право на льготную пенсию) или копия подраздела 3 раздела 1 (если за сотрудника перечислялись добровольные пенсионные взносы).
Выписка подтверждает, что сведения о работнике корректно переданы в государственную систему учёта (СФР).
4. Раздел 3 расчёта по страховым взносам (РСВ). Содержит информацию о сумме дохода и начисленных страховых взносах за последние три месяца расчётного периода (с начала текущего квартала по дату увольнения).
Документы, выдаваемые по запросу работника
Если сотрудник подаст письменное заявление, работодатель обязан выдать ему в течение трёх рабочих дней следующие документы:
- Справка о доходах и суммах налога физического лица. Заменила справку 2-НДФЛ. Форма утверждена приложением 4 к приказу ФНС от 19.09.2023 №ЕД-7-11/649@.
- Копия приказа об увольнении или выписка из него.
- Справка о сумме среднего заработка (для расчёта пособия по безработице). Форма утверждена приказом Минтруда от 27.11.2024 №637н.
- Копии других документов, связанных с работой: трудового договора, приказов о приёме на работу, переводе, увольнении, табелей учёта рабочего времени, графиков отпусков и т. д.
Важные нюансы
- Все выдаваемые документы должны содержать информацию только об увольняемом работнике.
- Если в день увольнения сотрудник отсутствует на работе или отказывается получать документы, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за документами либо дать согласие на их отправку по почте.
- Выдачу документов желательно зафиксировать — например, передать их по описи, составить акт приёма-передачи или взять с работника расписку о том, что он всё получил.
Подписывайтесь на наш канал в MAX для госучреждений, где мы публикуем еще больше актуальных новостей законодательства, пошаговые инструкции по ведению бюджетного учета и готовые решения по спорным и сложным ситуациям в бухгалтерском учете.