В связи с увеличением бумажного документооборота перед нашим учреждением возникла необходимость внедрения автоматизированной системы электронного документооборота. Для решения этой задачи нашим учреждением был приобретен программный продукт фирмы «1С» «1С:Документооборот государственного учреждения 8».
Выбор программного продукта был обусловлен следующими причинами: решение «1С:Документооборот государственного учреждения 8» легко адаптируется под специфику деятельности конкретного учреждения, полностью соответствуют действующему законодательству, есть возможность многопользовательской работы.
В качестве партнера по внедрению нами была выбрана компания «РИЦ-1С» - Центр компетенции по документообороту фирмы «1С» в г. Екатеринбурге, которая положительно зарекомендовала себя при работе на аналогичных проектах внедрения.
Специалисты компании «РИЦ-1С» осуществили установку и настройку программного продукта, было проведено обучение пользователей. В настоящее время оказывается сопровождение и консультирование пользователей в рабочем порядке. В декабре 2017 года система была запущена в эксплуатацию. Автоматизировано 70 рабочих мест.
В настоящий момент автоматизированы следующие функции:- Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов;
- Делопроизводство;
- Работа с файлами;
- Процессы движения документов;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Формирование отчетности;
- Ведение архива;
- Использование потокового сканирования;
- Контроль исполнительской дисциплины;
- Разграничение прав доступа.
В результате проекта внедрения программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 8» были получены следующие результаты: длительность регистрации документов значительно сократилась, теперь вся документация регистрируется непосредственно в системе, где в электронном виде хранятся все документы, сократилось время согласования документов, повысилось качество работы персонала.
Оценка внедренной информационной системы:- Соответствие потребностям организации – «5».
- Удобство работы с программой – «5».
- Качество работы компании «РИЦ-1С» – «5».
Рекомендовано ли коллегам использовать программные продукты «1С» для автоматизации деятельности: Да.