+7 (343) 351-76-76

Новости

Зачем госучреждению внедрять  «1С:Документооборот»?

Документооборот.pngОбщаясь с клиентами на мероприятиях, мы обратили внимание на то, что не все понимают, для чего организации переходить на электронный документооборот, какие из этого выгоды и может все оставить по-прежнему и работать по старинке?

В этой статье мы попытались разобраться, зачем госучреждению внедрять СЭД и сколько средств это поможет сэкономить?


Как на сегодняшний день осуществляется документооборот в госучреждениях?

  • Более 60% информации хранится в бумажном виде;
  • Большое количество времени тратится на поиск информации;
  • Значительная часть трудовых затрат уходит на работу с документами;
  • За год производится около 50 000 документов;
  • Обращения граждан исполняются не в срок.

В первую очередь внедрение СЭД позволит обеспечить единое информационное пространство и электронный архив документов. Все файлы будут собраны в одном месте и структурированы, будет обеспечен совместный доступ к общим файлам, максимально автоматизированы все основные процессы, с которыми имеют дело сотрудники. В результате в среднем повышается скорость работы на 80%, сокращаются издержки на 40%, связанные с обращением бумажных документов (печать, копирование, хранение, утилизация, закупка канцелярских принадлежностей и т.п.). При этом исключаются утери документов 50%, сокращение на 30 - 50% затрат рабочего времени на создание, поиск, согласование документов. 

Благодаря блоку контроля исполнительской дисциплины у руководителя всегда будет возможность понять, сколько времени тратится на ту или иную задачу, оценить трудозатраты сотрудников. В результате, клиенты, использующие продукт «1С:Документооборот», отмечают улучшение исполнительской дисциплины в среднем на 50%. 

Внедрение СЭД помогает также ускорить процесс согласования документов, а также быть в курсе, у кого сейчас документ находится на согласовании, в каком он состоянии, не забыли ли о нем. Благодаря внедрению «1С:Документооборот» в среднем процесс согласования сокращается примерно в 2 раза. 

Кроем того, система электронного документооборота позволяет сэкономить деньги и ресурсы: 

  1. После внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
  2. Стоимость архивного хранения электронных документов после внедрения на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов;
  3. При бумажном документообороте до 6% документов теряются безвозвратно;
  4. Экономия времени на различные операции:
  • 20 % – поиск и ожидание поступления документов;
  • 20 % – согласование и утверждение документов; 
  • 10% – передача документов между подразделениями;
  • 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов. 

Таким образом, выгоды от внедрения СЭД в госучреждении налицо и лишь вы можете решить оставить все как есть, продолжая перебирать стопки бумаг (а иногда целый шкаф или архив) в поисках нужного документа, и слушать оправдания сотрудников: «мы не знали об этом приказе», мы не получали данного задания и тем более не знали в какой срок нужно выполнить», «Марина Михайловна ушла в отпуск, и мы не можем найти документы». Или все же внедрить систему электронного документооборота и получить как минимум уменьшение затрат на бумагу и оборудование, уменьшение количества потерянных документов и экономию рабочего времени сотрудников на операции с документами.

Более подробно о программном продукте «1С:Документооборот» компания «РИЦ» расскажет на серии вебинаров:
 
31 мая 2018 года - Вебинар «Оптимизация документопотока государственного учреждения: входящая и исходящая корреспонденция»

7 июня 2018 года - Вебинар «Как сократить время на согласование и утверждение документов?»

14 июня 2018 года - Вебинар «Как узнать, чем занимаются ваши сотрудники в рабочее время?»

20 июня 2018 года - Вебинар «Как сократить время на работу с договорами?»

28 июня 2018 года - Вебинар «Хочу все знать или «1С:Документооборот» для руководителя государственного учреждения»