КЭДО - кадровый электронный документооборот между сотрудником и работодателем
Федеральный закон №377-ФЗ от 22.11.2021 позволяет переводить «в цифру» без преувеличения практически все, что имеет отношение к кадровому учету — за исключением, разве что, приказов об увольнении, актов о несчастных случаях на производстве и документов, подтверждающих прохождение сотрудниками инструктажа по охране труда.
Компании и их сотрудники, сами принимают решение о переходе на КЭДО. На данный момент, это не обязательное требование. При этом, кадровый электронный документооборот выгоден всем его участникам. Рассмотрим, какие возможности он дает.
Плюсы от перехода на КЭДО
Для руководителя- Экономия времени: возможно заверить десятки документов один раз, благодаря массовому подписанию.
- Снижение затрат: переход на электронное подписание кадровых документов позволяет снизить расходы на бумагу, обслуживание принтера, почтовую рассылку, организацию архива и т.д.; а также дает возможность нанять сотрудников из других регионов.
- Безопасность: некоторые документы по закону необходимо хранить 50 и более лет. При этом, при переезде (как и просто при хранении) есть риск потерять документ, что, при проверке контролирующими органами, приведет к дополнительным штрафам.
- Снижение нагрузки: больше не требуется «бегать» за сотрудниками, чтобы напомнить о подписании - документы между разными участниками процесса подписания возможно отправить один раз в электронном виде по заранее настроенному маршруту.
- Ускорение кадрового делопроизводства: снижение времени на отправку и подписание документов, при работе с удаленщиками, вахтовиками, а также сотрудниками из филиалов;
- Быстрый поиск документов в архиве;
- Повышается прозрачность: возможно в режиме реального времени отслеживать на каком этапе находится процесс подписания.
- Доступность: чтобы сформировать и отправить заявление, достаточно компьютера/телефона и доступ в интернет.
- Оперативность согласования и выполнения кадровых запросов: возможность согласовать и подписать кадровый документ от нескольких минут.
Итак, мы уже определились, что переход на кадровый электронный документооборот выгоден как руководителю так и остальным сотрудникам.
А что дальше?
Подготовка к переходу на КЭДО
Перед тем, как приступить к «цифровизации», необходимо провести подготовку - оценить, насколько компания готова к переходу на КЭДО.
Что на этом этапе необходимо сделать?
- Опросить сотрудников о готовности к переходу на КЭДО.
Понятно, что, если в штате большая часть «безкомпьютерщиков», да и просто «консервативных» работников, сложно будет разом перевести всех на КЭДО, как бы сервис ни снижал расходы и ни ускорял работу кадровой службы. В этом случае, хорошим вариантом будет осуществлять переход поэтапно - сначала самых активных и далее, по мере готовности (менее подготовленным сотрудникам будет проще, когда коллеги рядом уже отправляют заявление на отпуск в сервисе КЭДО, а ознакомление с приказами происходит мгновенно, нажатием 2-3 клавиш); отлично подойдут также видеоинструкции; также, возможно, потребуется установить отдельный компьютер для доступа сотрудников в кабинет сервиса.
- Проанализировать текущие кадровые процессы и оптимизировать КДП.
Необходимо на подготовительном этапе устранить упростить процессы, например, убрать дублирующиеся действия и документы или хотя бы сократить их до минимума. Это позволит быстрее настроить маршруты подписания и запустить КЭДО в организации.
Следующий этап - выбор провайдера КЭДО
На рынке представлено множество различных провайдеров КЭДО. При выборе необходимо обратить внимание на следующие факторы:
- Функционал системы КЭДО
- Стоимость услуг
- Качество технической поддержки
- Удобство использования
На основе результатов анализа готовности компании к КЭДО необходимо разработать план перехода. План должен включать в себя следующие этапы:
- Подготовка системы КЭДО;
- Ознакомление сотрудников с системой КЭДО и получение согласия работников о переходе на КЭДО;
- Перевод кадровых документов в электронный вид.
Процедура перехода на КЭДО
В зависимости от размеров компании, численности сотрудников, ее финансовых, технических и технологических особенностей и возможностей переход на КЭДО может занимать от нескольких дней до 2-х месяцев.
Но есть нюансы
Как и любые другие изменения в компании, процесс перехода на КЭДО также может сопровождаться подводными камнями, например:
- Сопротивление сотрудников
Некоторые сотрудники могут сопротивляться переходу на КЭДО по разным причинам. Например, они могут не доверять новым технологиям или не хотеть менять привычный порядок работы.
Как и упоминали выше, негативный эффект может снизиться, если внедрять КЭДО поэтапно, а также подготовить для сотрудников библиотеку с материалами и инструкциями по работе с сервисом.
- Технические проблемы
При переходе на КЭДО могут возникнуть технические проблемы, например, с подключением к интернету или с работой системы КЭДО.
Для того, чтобы минимизировать риск возникновения технических проблем, необходимо тщательно проверить работоспособность системы КЭДО перед запуском ее в эксплуатацию.
Юридические аспекты
При переходе на КЭДО необходимо учитывать все юридические аспекты. Например, необходимо убедиться в том, что система КЭДО соответствует требованиям законодательства.
А что с ЭЦП?
Для юридической значимости подписи в КЭДО, стороны предварительно договариваются об использовании электронных подписей (ЭП). При обычных условиях работник может подписывать документ только собственноручно, т.е. на бумажном документе.
Электронная подпись является существенной частью любого ЭДО, и кадровый ЭДО — не исключение. Задача каждого работодателя заключается в обеспечении сотрудников электронными подписями. Законодательством предусмотрено применение работниками в КЭДО всех трех видов электронной подписи, которые установлены Законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ:
- простая — ПЭП;
- усиленная неквалифицированная — УНЭП;
- усиленная квалифицированная — УКЭП.
Выбор требуемой подписи можно осуществить с использованием такого механизма:
Если нужно подписывать трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности, согласие на перевод, заявление на увольнение — можно использовать УНЭП или УКЭП. При этом, когда перед трудоустройством работодатель может подписать с работником согласие о переходе на кадровый ЭДО, используется УНЭП, а если не может — то УКЭП. Если не нужно подписывать указанные документы — можно использовать ПЭП. Соответственно, ПЭП — это метод, которым значительно экономится стоимость кадрового ЭДО. Эта подпись подходит для исполнителей на ГПХ договорах, самозанятых, ИП и работников, с которыми не надо оформлять трудовые договоры. В остальных ситуациях нужно применять УНЭП или УКЭП. Когда у сотрудника уже имеется УКЭП на USB-токене, не требуется оформлять подпись для КЭДО.
Выводы
Переход на КЭДО — это не простой процесс. Необходимо провести аудит кадровых процессов, определиться с провайдером, собрать согласия, выпустить электронные подписи.
При этом, переход на КЭДО может быть успешным и, при грамотном подходе, и выборе надежного партнера, может принести компании ряд преимуществ, снизить издержки, а также повысить эффективность.
На нашем Youtube-канале вы можете посмотреть видеозапись вебинара, на котором мы рассказываем о сервисе электронного кадрового документооборота iКЭДО.